ToDoリストの活用法
やらなければならない仕事を後回しにしてしまい忘れてしまう。
任される仕事量が増え、どれから手を付けてよいのかわからない。
そんな仕事上の悩みを解決してくれる方法として、ToDoリストの活用方法を紹介します。
ToDoリストとは？
ToDoリストは頭の中にあるやらないといけないことを整理するために利用されます。
これからやらないといけないことを洗い出し明確にすることで、今自分が何をしないといけないかを顕在化します。
これにより、集中して業務に取り組めたり、作業効率を高めるなど様々な効果が期待できます。
ToDoリストのメリット
ToDoリストを活用することで以下のメリットがあります。
・やるべきことの抜けや漏れの防止
・やるべきことの洗い出し
・優先度の確認
・仕事の進捗管理
ToDoリストの作り方
① カテゴリーを分けます。
ToDoリストを作成する際は、仕事の内容とプライベートの内容が一緒にならないように、カテゴリーを分けます。
② 「重要度」と「緊急度」を明確にします。
優先順位を明確にするため、以下のマトリックス図を活用します。
パターンとして以下の４つに分類されます。
1) 重要かつ緊急
2) 重要ではないが緊急
3) 重要だが緊急ではない
4) 重要でも緊急でもない
これにより何をすべきか頭の中が整理され、やるべき作業が明確になります。
③ 作業量の大きい仕事はタスクを細分化します。
作業量が大きい仕事は、各手順に分けて小さなタスクに細分化します。
タスクが不明確だと、タスクがいつまでも完了しないことが起きるため、
「いつ、誰が、どのように」などといった5W1Hを意識してタスク作成を行います。
また具体的に何をするのかを、「〇〇する」のように動詞を明確にすることでタスクを把握しやすくします。
ToDoリストの使い方
以下活用時の注意する点。
① タスク達成のための時間を把握しToDoリストに反映します。
② 最低でも1週間に1度ToDoリストを振り返ります。
人によって使いやすいToDoリストは様々なので、今回挙げたのは一つの例として、
参考にして頂いて、自分に合った方法を模索してみてください。