コミュニケーションツールの基本

私たちは様々なコミュニケーションツールを使っています。
各ツールの特徴を知り、状況に応じて最適なツールを使い分けましょう。

主なコミュニケーションツール

・電話　　　　　・携帯電話（スマートフォン）
・ＦＡＸ　　　　・電子メール
・郵便　　　　　・チャット
・ＳＮＳ　　　　・リモート会議
・ファイル交換サービス

どのコミュニケーションツールにも、長所と短所があります。それぞれのツールの特徴を理解して、状況に応じて適切なツールを選びましょう。

(1) 緊急の要件を伝えたい
【電話、携帯電話（スマートフォン）】
電話、携帯電話（スマートフォン）が最も早く、確実に要件を伝えることができます。

(2) 数枚の書類をすぐに送りたい
【電子メール、ＦＡＸ】
電子メールとFAXは、相手に速やかに届けることができます。すぐに見てほしいときは、送信後に電話をかけましょう。

(3) 大量の書類を送りたい
【電子メール、郵便、ファイル交換サービス】
電子メールで送る場合は、ファイルサイズを2MB以内に抑えましょう。容量が大きいときは、圧縮するか、ファイル交換サービスを使用します。日数がかかっても構わないのであれば、郵便も有効です。

(4) 写真を送りたい
【電子メール、ＳＮＳ、郵便、ファイル交換サービス】
電子メールで送る場合は、ファイルサイズに注意が必要です。ＳＮＳは不特定多数の人が閲覧できます。場合によっては、公開範囲を特定したり、写真を加工したりする必要があります。

(5) 複数の人に伝えたい
【電子メール、SNS、リモート会議】
電子メールの一斉送信が有効です。リモート会議のＴＶ会議、Ｗｅｂ会議も活用しましょう。

（長所）
・時間を気にせず、いつでも送信や投稿ができる。
・話しが苦手な人でも、コミュニケーションしやすい。
・保存性が高い。

（短所）
・情報漏えいのリスクがある。
・相手の地位や関係性を無視してコミュニケーションをとり、問題になることがある。

コミュニケーションツールの特徴を整理しました。各ツールの長所と短所を理解しましょう。