コミュニケーションツールの基本

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私たちは様々なコミュニケーションツールを使っています。
各ツールの特徴を知り、状況に応じて最適なツールを使い分けましょう。

主なコミュニケーションツール

・電話     ・携帯電話(スマートフォン)
・FAX    ・電子メール
・郵便     ・チャット
・SNS    ・リモート会議
・ファイル交換サービス

こんなとき、どれがいい?

どのコミュニケーションツールにも、長所と短所があります。それぞれのツールの特徴を理解して、状況に応じて適切なツールを選びましょう。

(1) 緊急の要件を伝えたい
【 電話、携帯電話(スマートフォン)】
電話、携帯電話(スマートフォン)が最も早く、確実に要件を伝えることができます。

(2) 数枚の書類をすぐに送りたい
【 電子メール、FAX 】
電子メールとFAXは、相手に速やかに届けることができます。すぐに見てほしいときは、送信後に電話をかけましょう。

(3) 大量の書類を送りたい
【 電子メール、郵便、ファイル交換サービス 】
電子メールで送る場合は、ファイルサイズを2MB以内に抑えましょう。容量が大きいときは、圧縮するか、ファイル交換サービスを使用します。日数がかかっても構わないのであれば、郵便も有効です。

(4) 写真を送りたい
【 電子メール、SNS、郵便、ファイル交換サービス 】
電子メールで送る場合は、ファイルサイズに注意が必要です。SNSは不特定多数の人が閲覧できます。場合によっては、公開範囲を特定したり、写真を加工したりする必要があります。

(5) 複数の人に伝えたい
【 電子メール、SNS、リモート会議 】
電子メールの一斉送信が有効です。リモート会議のTV会議、Web会議も活用しましょう。

デジタルコミュニケーションツールの特徴

(長所)
・時間を気にせず、いつでも送信や投稿ができる。
・話しが苦手な人でも、コミュニケーションしやすい。
・保存性が高い。

(短所)
・情報漏えいのリスクがある。
・相手の地位や関係性を無視してコミュニケーションをとり、問題になることがある。

コミュニケーションツール表

コミュニケーションツールの特徴を整理しました。各ツールの長所と短所を理解しましょう。

電話 携帯電話 FAX 電子
メール
郵便 チャット SNS リモート
会議
ファイル
交換
即時性 ×
経済性
保存性 × ×
情報量 × ×
機密性 × × ×
検索性 × × × ×
同報性 × × ×
匿名性 × × × × ×

 

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