マナー：ビジネス文書
ビジネス文書の目的は、正確かつ明確に情報を伝えることです。
社外文書と社内文書の基本スタイルを覚えましょう。
作成のポイント
・原則、１通に１用件。
・相手に用件が伝わるように簡潔かつもれなく記入する。
・結論を先に書く。
・手紙のルールを守って作成する。
・宛先の会社名、役職名、氏名はミスのないようにする。
・書き上げたら、必ず再確認する。（誤字脱字、用件がわかりやすくなっているかなど）
・一般的に横書きにする。（礼状は縦書きの場合もある。）
・控えを必ずとっておく。
手紙のルール
・頭語と結語をペアで用いる。
・相手を表す言葉には「尊称」を用いる。
・自社、自分側を表す言葉には「謙称」を用いる。
・社名や数字は２行にまたがらず、同一の行にする。
・姓名、会社名は略さずに表記する。
頭語と結語
| 頭語 | 結語 | |
| 一般 | 拝啓 啓上 |
敬具 敬白 |
| 丁寧 | 謹啓 謹呈 |
謹言 謹白 |
| 前文省略 | 前略 冠略 |
草々 不一 |
| 返信 | 拝復 復啓 |
敬具 敬白 |
| 緊急 | 急啓 急呈 |
草々 敬具 |
尊称・謙称・敬称
・尊称：相手への尊敬を込めて呼ぶ表現
・謙称：自分、自社側をへりくだって呼ぶ表現
・敬称：名前などの後につけて、その人への敬意を示す表現
(1) 尊称と謙称
| 尊称 | 謙称 | |
| 企業 | 貴社、御社 | 弊社、小社、当社、私ども |
| 店舗 | 貴店、御店 | 弊店、当店 |
| 学校 | 貴校、御校 | 本校、当校 |
| 病院 | 貴院、御院 | 本院、当院 |
| 銀行 | 貴行、御行 | 弊行、当行 |
(2) 敬称
ビジネス文書でよく使われる敬称を挙げました。正しい使い方を確認しましょう。
| 敬称 | 使い方 |
| 様 | 公私問わずに使える敬称。役職名と併用するときは「〇〇部長 △△様」 と言う。（役職名には敬称の意味合いがあるため） |
| 殿 | 「様」より敬度が低く、公的用語で使われることが多い。 |
| 先生 | 医師、教師、弁護士などの個人名につける。 ※「〇〇先生様」はＮＧ。（二重敬語） |
| 御中 | 企業、団体、学校などで個人名がわからないときにつける。 ※御中の後に、個人名を書かない。 |
| 各位 | 不特定多数の人に同時に出すとき、個人名を省略して書く。 ※「各位様」はＮＧ。（二重敬語） |
書類や資料を送るときの定番フレーズ
| 意味・使い方 | 例 | |
| お目通しください。 | 何かを一通り見てほしいときに使う。 | 資料を作成しましたので、お目通しください。 |
| ご高覧ください。 | 相手が見ることを敬っていう言い方。 目上の人やお客様に送るときに使う。 |
商品カタログが新しくなりました。ぜひご高覧ください。 |
| ご査収ください。 | 金銭や書類に添える。 | 請求書を同封しましたので、ご査収ください。 |
| ご閲覧ください。 | 拙い文章ですが見てほしいとへりくだって頼むときに使う。 | 拙著をお送りしましたので、ご閲覧ください。 |